Kokkolan seurakuntayhtymän viestintästrategia 2023–2026

Viestintä on meidän kaikkien yhteinen asia

Viestintä on hyvä ymmärtää laajasti: tilojen ja varojen käyttö on viesti, jokainen tilaisuus on viesti ja jokainen seurakunnan edustaja vaikuttaa omalla toiminnallaan koko yhteisön maineeseen.

Kokkolan seurakuntayhtymän viestintästrategia 2023–2026 pohjautuu Ovet auki - Suomen evankelis-luterilaisen kirkon viestintäohjelmaan 2023, Ovet auki – Suomen evankelis-luterilaisen kirkon strategiaan 2026 sekä Kokkolan seurakuntayhtymän strategiaan 2023–2026.

Tämä viestintästrategia on yhteinen kaikille Kokkolan seurakuntayhtymän seurakunnille. Se on laadittu ohjenuoraksi seurakuntayhtymään kuuluvien seurakuntien viestintään vuosille 2023–2026. Se on tarkoitettu tukemaan koko seurakuntayhtymän viestinnän suunnittelua ja toteutusta. Seurakunnilla ei ole tämän lisäksi omia viestintästrategioita.

Ovet auki – Suomen evankelis-luterilaisen kirkon viestintäohjelman 2023 mukaan kirkollinen viestintä:

• pohjautuu kirkon ydinsanomaan
• on ajankohtaista ja avointa
• on keskustelevaa ja kunnioittavaa
• on selkeää ja saavutettavaa
• tunnistaa erilaisten kohderyhmien tarpeet
• uudistuu jatkuvasti viestinnän kanavien ja teknologioiden kehittyessä.

Kokkolan seurakuntayhtymän strategian visio on:

Yhdessä olemme rohkeita! - kohtaamme arjessa ja juhlassa

Visio tarkoittaa:

• Yhdessä – tasavertaisina jäseninä yhteisössä, jossa tunnistetaan jokaisen rooli ja tehtävä arvokkaana.
• Rohkeita – rohkeita kirkon arvoissa ja missiossa. Rohkeita uudistamaan ja säilyttämään.
• Kohtaamme – seurakuntia, seurakuntalaisia ja niitä ihmisiä, joita palvelemme surussa ja ilossa.

Viestinnässä visio tarkoittaa, että:

• viestintä on yhteistyötä ja vuorovaikutteisuutta ja sitä tehdään yhdessä, kirkon arvoja kunnioittaen.
• viestintä uskaltaa jatkuvasti uudistua viestinnän kanavien ja teknologioiden kehittyessä.
• viestintä on keskustelevaa ja kunnioittavaa, selkeää ja saavutettavaa.

Viestintäpalvelut

Seurakuntayhtymän viestintäyksikkö hoitaa sekä sisäistä että ulkoista viestintää. Yhtymän yhteisenä työmuotona viestintäyksikkö organisoi viestintää ja toimii tukipalveluna tasapuolisesti kaikille yhtymän seurakunnille.

Viestintäyksikössä on viestintäpäällikön virka, yhden tiedottajan ja yhden osa-aikaisen tiedottajan toimet (50 %) sekä toimistosihteerin toimi (40 %).

Graafinen ilme

Seurakuntayhtymälle ja sen seurakunnille on luotu oma graafinen ilme. Visuaalisella ilmeellä tarkoitetaan brändiin liittyviä visuaalisia elementtejä, kuten logo, tunnusvärit ja typografia, jotka yhdessä muodostavat visuaalisen identiteetin. Visuaalinen ilme on linjassa toimintamme kanssa ja palvelee strategiaamme herättämällä kohderyhmässäsi toivottuja mielikuvia, tuoden näin uskottavuutta ja tuttuutta. Graafinen ohjeistus on tämän viestintästrategian liitteenä (liite 1).

Tehtävät

Viestintäyksikön tehtävänä on vastata seurakuntayhtymän palvelualueiden viestinnästä sekä tukea ja kehittää seurakuntayhtymään kuuluvien seurakuntien viestintää.

Koko seurakuntayhtymän viestinnän yleisiä periaatteita ovat luotettavuus, avoimuus, nopeus ja vuorovaikutteisuus.

Luotettavuudella tarkoitetaan, että viestintä kertoo seurakuntayhtymän ja siihen kuuluvien seurakuntien asioista luotettavasti ja rehellisesti.

Avoimuudella tarkoitetaan, että viestintä kertoo seurakuntayhtymän ja siihen kuuluvien seurakuntien toimista ja vireillä olevista asioista sekä tulevaisuuden näkymistä ja suunnitelmista mahdollisimman avoimesti.

Nopeus tarkoittaa, että viestintä pyrkii toteuttamaan viestintää mahdollisimman nopeasti, mutta luotettavasti, faktoihin perustuen. Tämä edellyttää, että kaikki organisaation työmuodot toimittavat mainosmateriaalinsa viestintään pyydettyyn ajankohtaan mennessä.

Vuorovaikutteisuus tarkoittaa, että viestintä kuuntelee sidosryhmien ja ympäristön viestejä seuraamalla viestintään tulleita palautteita ja vastaamalla viesteihin tai lähettämällä ne edelleen palautetta koskeville henkilöille.

Näitä viestinnän yleisiä tehtäviä noudatetaan koko seurakuntayhtymän ja siihen kuuluvien seurakuntien viestinnässä.

Viestintävastuut

Viestintäyksikkö toimii hallintojohtajan alaisuudessa. Viestintäyksikkö vastaa seurakuntayhtymän ja sen seurakuntien sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä yhteisissä viestintäkanavissa. Kirkkoherrat vastaavat oman seurakuntansa sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä. Yhtymän kaikkia seurakuntia koskevat kokonaisviestinnälliset asiat esitellään ja valmistellaan seurakuntayhtymän operatiivisessa johtoryhmässä sekä/tai tiedotustyöryhmässä ja hyväksytään kirkkoneuvostossa. Yhteisen kirkkoneuvoston valitsemassa tiedotustyöryhmässä on edustus kaikista yhtymän kuudesta seurakunnasta. Tiedotustyöryhmän tehtävä on muun muassa tukea viestintäyksikön toimintaa ja huolehtia tiedotustyön kehittämisestä.

Kokonaisviestinnän kehittämisestä ja koordinoinnista vastaa viestintäpäällikkö yhdessä hallintojohtajan kanssa. Esihenkilöt sekä seurakuntayhtymässä että sen kaikissa seurakunnissa vastaavat omasta esihenkilöviestinnästään. Jokainen työntekijä vastaa omalta osaltaan viestinnän toimivuudesta omalla työalallaan.

Seurakuntayhtymän kokoustiedottamisesta vastaa hallintojohtaja yhdessä tiedottajan kanssa ja seurakuntien kokoustiedottamisesta vastaavat kirkkoherrat yhdessä seurakunnan sihteerin kanssa.

Jokaisella työntekijällä on viestintävastuu oman työalansa markkinoinnista. Tämä edellyttää esimerkiksi viestintämateriaalin toimittamista viestintäyksikköön sovittuun ajankohtaan mennessä.

Viestintäympäristön muutos

Viestinnän välineet ja kanavat kehittyvät jatkuvasti. Selkeä pitempiaikainen trendi on mobiiliviestinnän jatkuva voimakas kasvu. Myös visuaalisuuden ja liikkuvan kuvan merkitys on korostumassa entisestään. Eri ikäpolvet hyödyntävät mediaa eri tavoin.

Sosiaalinen media on haastanut perinteisen median asemaa. Valtamedia ei ole enää ainoa tapa saada viestiään laajaan tietoisuuteen. Esimerkiksi bloggaajilla ja tubettajilla on yhä suurempi vaikutus omien kohderyhmiensä parissa.

Seurakunnallisessa viestinnässä tarvitaan jatkossa yhä enemmän koulutusta ja työkalujen käytön valmiutta, jonka vuoksi viestintäyksikön henkilökuntaa koulutetaan säännöllisesti.

Viestinnän haasteet:

• kirkon jäsenyyden ja kiinnostavuuden väheneminen eri ikäluokissa sekä eri ikäryhmien erilaiset mediankäyttötottumukset
• viestintäkanavien runsaus ja vaihtuvuus
• perinteisen median merkityksen väheneminen 
• perinteisten kohtaamisten vähentyminen (esim. kirkolliset toimitukset kuten kasteet ja häät).
• oikean tiedon tunnistaminen ja luotettavuus.

Viestintäkanavat

Sisäisen viestinnän kanavat

• Yhteistyötoimikunta (työnantajan edustajat ja eri työntekijäryhmien luottamusmiehet)
• Fakta (työyhteisökokous)
• työntekijäkokoukset
• eAntti-eAnders (kaksikielinen sähköpostikirje kerran viikossa kaikille työntekijöille)
• pöytäkirjat ja muistiot (hallinnolliset päätökset)
• Katrina: tilavaraukset ja henkilökalenteri/poissaoloilmoitukset
• henkilöstöopas ja työhön perehdyttäminen
• työkalupakki
• Muut: s-posti, puhelin, palaverit, ilmoitustaulut jne

Julkisen viestinnän kanavat

• Kokkola-lehden seurakuntasivut ja Perhonjokilaakso-lehti (Halsua) (kirkolliset, ilmoitukset, puffit sekä jutut)
• nettisivut (8 sivustoa: 6 seurakuntaa + seurakuntayhtymä kahdella kielellä)
• nettijumalanpalvelukset nettisivujen kautta
• striimatut jumalanpalvelukset kirkkojen/seurakuntien Youtube-kanavien kautta
• Radio Dei Kokkolan-taajuuksilla 104,3 ja 91,8 MHz (kaksi jumalanpalvelusta kuussa)
• SOME-kanavat (Facebook, Instagram, Tik-Tok, YouTube ym.)
• Esitteet, ilmoitukset ja mainokset (seurakuntaesitteet, suruoppaat, adressit, tapahtuma-esitteet jne)
• mediayhteydet (mediainfot tarpeen mukaan, tiedotteet, vinkit)
• Muut (ilmoitustaulut, blogit, verkostot... )
• seurakuntavaalilehti (vaalivuonna 2026, jaetaan kaikkiin talouksiin)

Tavoitteet

Julkisen viestinnän tavoite on

• nostaa esiin kirkon sanomaa, arvoja ja perustoimintaa
• välittää tietoa, lisätä näkyvyyttä ja herättää kiinnostusta seurakuntien toiminnasta
• ylläpitää hyvää julkisuuskuvaa sekä viestiä päätöksistä avoimesti ja läpinäkyvästi
• vahvistaa kirkon jäsenyyttä ja seurakuntayhteyttä
• viestiä saavutettavasti
• pysyä ajan tasalla viestintätekniikan kehityksessä alati muuttuvassa ja pirstaleisessa mediaympäristössä

Sisäisen viestinnän tavoite on

• kehittää sisäisen viestinnän kanavia
• hyödyntää viestinnän resursseja mahdollisimman tehokkaasti ja poistaa päällekkäistä/turhaa työtä
• lisätä viestinnän vuorovaikutteisuutta ja avoimuutta

Viestinnän painopisteet strategiakaudella

• pidämme esillä syitä kirkkoon kuulumiseen ja siihen liittymiseen. Huomioimme myös kirkosta eronneet ja seurakunnasta etääntyneet ihmiset.
• olemme esillä oikeilla kanavilla, ja etsimme uusia keinoja kaikkien ihmisten tavoittamiseen ja kohtaamiseen
• toteutamme julkisuuskuvatutkimuksen, jonka tuloksiin paneudumme ja viemme eteenpäin seurakuntien toiminnan kehittämiseen
• olemme ajan hermolla digitaalisen median kehityksessä ja mukaudumme muutoksiin
• huolehdimme selkeästä kielestä kaikessa viestinnässä sekä suomeksi että ruotsiksi, ja digitaalisten kanaviemme saavutettavuudesta
• panostamme laadukkaisiin viestintämateriaaleihin ja hyödynnämme seurakuntien yhtenäistä graafista ilmettä kohderyhmät huomioiden
• panostamme viestintäyksikön henkilökunnan kouluttamiseen pystyäksemme paremmin vastaamaan tämän päivän markkinointivaatimuksiin
• arvioimme strategiakauden (2023–2026) painotusten toteutumista vuosittain
• kehitämme sisäisen viestinnän kanavia
• pyrimme siihen, että työyhteisöviestintämme on ajantasaista, vuorovaikutteista ja työhyvinvointia edistävää
• noudatamme sovittuja aikatauluja ja yhteisiä pelisääntöjä, jotta pystymme hyödyntämään viestinnän resursseja tehokkaasti ja välttämään päällekkäistä työtä